Débordé, stressé par le temps ? C’est le bon moment pour faire le point et revoir son organisation !
Voici les 7 étapes pour mieux appréhender son travail en se dégageant du temps.
1 – Identifier ce que vous souhaitez faire :
Il faut analyser ses aspirations professionnelles, car il ne sert à rien de penser gérer son temps efficacement si vous ne maitrisez pas le but de votre démarche.
Si ce n’est pas le cas, une fausse urgence vous retiendra toujours, un dossier à finir vous arrivera toujours au moment ou vous ne l’attendez pas. Pour cela, fixez vous des objectifs identifiés et réalistes.
Cette étape vous permettra à gérer votre quotidien, elle apportera une cohésion dans votre organisation et vous motivera à la respecter.
2 – Vos priorités en sont elles vraiment ?
L’urgence et l’importance, les mots et les maux de la pression, comment résister à cette demande de votre hiérarchique, de votre client, des collaborateurs.
Vous connaissez cette matrice de priorisation, vous l’avez vu ; mais l’utilisez vous à bon escient ?
Posez vous la question « si je ne pouvais accomplir qu’une seule action dans la journée, laquelle devrais je faire à tout prix ? Et si je devais en choisir une 2ème, laquelle serait ce ? » Ne jamais dépasser 5 tâches, vous vous faites juste plaisir à croire que vous êtes indispensables. Imaginez plutôt le risque que vous encourez à remettre cette tâche à plus tard ?? Et l’évidence se fera grande à vos yeux : toutes les urgences ne le sont pas !
3 – Planifiez-vous votre activité ?
Etablir sa To Do List est le meilleur moyen pour ne pas être pris dans des digressions du quotidien. Votre agenda doit être votre ami et non pas le contraire, pour cela :
- Notez et qualifiez les rendez-vous réellement importants.
- Laissez vous 40 % de votre activité journalière destinée aux imprévus, aux activités récurrentes et courantes.
- Ne succombez pas à la Loi de Laborit selon laquelle nous avons tendance à faire dans un premier temps, les tâches qui nous plaisent… ce ne sont que très rarement des priorités !
- Mettez en osmose votre horloge biologique, traitez des dossiers difficiles pendant vos pics d’énergie.
- Pensez aussi que nous ne sommes pas des surhommes et que peu d’individu ont la capacité de se concentrer efficacement au delà d’une heure et demie. Le mix entre activités plaisantes et tâches plus ardues vous aidera à garder le cap et la motivation nécessaire.
- N’oubliez pas de rayer votre To Do List, votre motivation en sera plus grande.
4 – Identifier les chronophages :
Vous êtes satisfait de votre organisation ? C’est un bon début, mais saurez vous la respecter, car le chronophage arrive : le hiérarchique, les collègues, les clients !
Posez vous cette question : combien de fois vous avez stoppé votre action importante pour répondre à une demande urgente… urgente pour votre interlocuteur !
Ne vous laissez pas déborder, vous avez planifié une tâche importante qui dure 1 heure, mettez votre téléphone sur messagerie ou en silencieux, fermez votre porte et surtout apprenez à dire NON. Si vous savez être diplomate et proposer un autre créneau horaire, votre chronophage apprendra à respecter votre temps.
5 – La délégation :
Une bonne délégation est un gain de temps, vous devez établir des règles.
Etablissez la liste des tâches, les non urgentes et non importantes, les urgentes mais non importantes ; en face de chaque posez le nom de la personne la plus amène à réaliser ses travaux et de sa disponibilité. Prévoyez le cahier des charges : outils nécessaires, tâches à accomplir, la Dead line et les points intermédiaires. Et surtout, vérifiez bien la compréhension sur le sujet de la part de votre interlocuteur.
6 – Maitriser son espace :
Un bureau qui croule sous des montagnes de papiers ? Vous avez tendance à construire des gratte-ciels avec les dossiers ?
Pensez que chaque tas vous donne une raison supplémentaire à ne pas vous concentrer, voir à perturber votre journée. Offrez vous dans la journée 15 min de traitement du courrier, ne pas hésitez à mettre à la corbeille ce qui ne vous servira pas. Votre bureau virtuel doit également être trié : ouvrez des classeurs nominatifs et rangez y les informations, elles seront accessibles ; encore du temps gagné !
7 – Les réunions :
Des rouges, des bleues, de préparation, de synthèse, de réflexion, d’avant projet, de coordination,… tous les prétextes sont bons pour faire appel à la sacro sainte réunion !
Penchez vous sur leurs efficacités et leurs pertinences, un mail circonstancié peut être tout aussi bénéfique.
Si elle est nécessaire, n’oubliez pas de préciser aux invités : l’objet, la durée prévue, les documents en amont à partager. Toute cette préparation n’a pour but que de vous faire gagner du temps par la suite .Vous serez le maitre du temps et ce sera vous qui donnerez le tempo, vous serez à la fois dirigiste pour respecter l’ordre du jour et diplomate pour laisser les invités s’exprimer.
Ne pas oublier le compte rendu et le distribuer aux personnes concernées, vous gagnerez en efficacité et en résolution des points à traiter.
Vous souhaitez être accompagné dans cet exercice au combien utile, …..
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Philippe Lacombled
siège@activzonegroup.fr